Para las empresas que ejecutan obras de conservación vial para el Estado chileno, construir bien no es suficiente: también deben ser capaces de demostrarlo, siendo esto lo que conocemos como trazabilidad en obras viales. El Ministerio de Obras Públicas (MOP) exige respaldos documentales rigurosos para cada etapa del proceso. La falta de estos puede provocar desde retrasos en los estados de pago y observaciones del Inspector Fiscal (ITO), hasta la aplicación de sanciones contractuales severas. En este escenario, la trazabilidad técnica se convierte en una herramienta fundamental para mitigar riesgos y dar garantías al mandante.
Una gestión documental deficiente, incluso con una ejecución en terreno impecable, deja a la empresa expuesta a controversias contractuales difíciles de defender.
El alcance real de la trazabilidad en terreno
La trazabilidad permite reconstruir el historial completo de cada decisión, insumo y control de calidad aplicado en la obra. Desde la recepción de áridos y emulsiones hasta los ensayos post-ejecución y la firma de informes, todo debe quedar debidamente registrado. Una conservación vial sin un respaldo técnico válido, aunque esté bien ejecutada, es una obra incompleta a los ojos del mandante y un riesgo financiero latente para el contratista.
Implementación de un sistema de trazabilidad efectivo
Un sistema de trazabilidad bien implementado comienza por definir formatos estandarizados, fichas técnicas obligatorias y responsables claros para cada documento. La clave para la eficiencia está en la digitalización. El control digital en terreno, a través de aplicaciones o plataformas conectadas al back office, permite capturar evidencia en tiempo real, incluyendo georreferencia, fotografías y firmas digitales. Esto no solo agiliza el trabajo del jefe de terreno y la coordinación con el área técnica, sino que también permite responder con rapidez y precisión ante cualquier consulta del fiscalizador.
La correcta gestión de esta información es un pilar en los marcos de trabajo de calidad, como los definidos en el Manual de Carreteras del MOP Chile, y se potencia con el uso de plataformas de gestión de la construcción que centralizan y ordenan la evidencia.
De carga burocrática a activo estratégico
El respaldo documental no se limita a los controles de calidad. Incluye también certificados de calibración de maquinaria, autorizaciones sanitarias, protocolos de seguridad, bitácoras de operación, la trazabilidad completa de emulsiones (incluyendo sus hojas de seguridad) y toda la documentación exigida en las bases de licitación. Cada omisión es un flanco abierto que puede ser utilizado en contra de la empresa.
En definitiva, las empresas que ven la trazabilidad como una carga están en desventaja. Aquellas que la entienden como un activo estratégico protegen su reputación, facilitan la relación con el MOP y optimizan sus flujos de trabajo. La trazabilidad no solo previene problemas: construye confianza.
Es el proceso de documentar y seguir el rastro de cada material, decisión, control de calidad y actividad realizada durante un proyecto. Permite verificar que todos los procedimientos se ejecutaron según las especificaciones técnicas y contractuales exigidas por el mandante, como el MOP.
Los riesgos son significativos e incluyen: retrasos en la aprobación y pago de los estados de pago, observaciones técnicas del Inspector Fiscal (ITO), la no recepción de la obra y la posible aplicación de multas o sanciones contractuales por incumplimiento.
La forma más eficiente es mediante herramientas digitales, como aplicaciones móviles o plataformas web. Estas permiten registrar datos en tiempo real desde terreno con georreferencia, fotos y firmas digitales, automatizando la generación de informes y centralizando la información para un acceso rápido y ordenado.
Porque una trazabilidad bien gestionada va más allá de cumplir un requisito. Protege financieramente a la empresa al asegurar los pagos, fortalece la confianza y reputación con el MOP, optimiza los flujos de trabajo internos y sirve como evidencia irrefutable ante cualquier controversia contractual, generando valor a largo plazo.
